Was viele Arbeitgeber glauben – und was tatsächlich gilt

Viele Arbeitgeber nutzen das Einwurf-Einschreiben, weil sie es für einen „sicheren“ Weg halten, um Kündigungen oder wichtige Schreiben (z.B. Einladung zum betrieblichen Eingliederungsmanagement – bEM) zu versenden. Der Gedanke dahinter: Wenn die Post bestätigt, dass der Brief eingeworfen wurde, muss er ja zugegangen sein. Die neue Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) – zuletzt im Urteil vom 07.05.2026 – 2 AZR 184/25 –  zeigt aber deutlich: So einfach ist es nicht.

Wo liegt das Problem beim Einwurf-Einschreiben?

Beim Einwurf-Einschreiben arbeitet die Deutsche Post heute häufig mit einem elektronischen „Scan-Verfahren“. Der Zusteller bestätigt den Einwurf technisch, bevor der Brief tatsächlich im Briefkasten landet. Für Gerichte ist das aber kein echter Beweis dafür, dass der konkrete Brief – also zum Beispiel die Kündigung – wirklich im Briefkasten des Mitarbeiters angekommen ist. Das BAG verlangt daher mehr, als nur Einlieferungsbeleg und Sendungsverfolgung: Es reicht nicht aus, dass ein System „Zugestellt“ meldet. Vielmehr müsste der konkrete Briefzusteller im Verfahren als Zeuge belegen, dass er das Schreiben tatsächlich in den richtigen Briefkasten eingeworfen hat – nach mehreren Monaten ein Ding der Unmöglichkeit.

Was das für Arbeitgeber im Kündigungsschutzprozess bedeutet

Im Kündigungsschutzprozess muss der Arbeitgeber beweisen, dass die Kündigung dem Arbeitnehmer rechtzeitig zugegangen ist. Gelingt dieser Nachweis nicht, kann die Kündigung unwirksam sein – selbst wenn sie inhaltlich korrekt wäre. Das BAG hat in einem Urteil aus dem Mai 2026 eine Kündigung auch deshalb scheitern lassen, weil der Arbeitgeber den Zugang einer wichtigen Vorab-Information (bEM-Einladung) per Einwurf-Einschreiben nicht sicher belegen konnte. Die Folge: Die Kündigung war sozial ungerechtfertigt.

Sicherer zustellen: Praktische Empfehlungen für Arbeitgeber

Für Arbeitgeber bedeutet das: Verlassen Sie sich nicht allein auf das Einwurf-Einschreiben. Besser sind Zustellwege, bei denen der Zugang konkret nachgewiesen werden kann, zum Beispiel:

• Persönliche Übergabe im Betrieb mit schriftlicher Empfangsbestätigung des Mitarbeiters.
• Boten-Zustellung, bei der ein Mitarbeiter oder externer Bote den Brief einwirft und den Vorgang detailliert protokolliert (Datum, Uhrzeit, Ort, Inhalt des Schreibens).
• In besonders wichtigen Fällen: Kombination aus Zustellung im Betrieb und zusätzlicher Dokumentation, etwa durch Zeugen.

So erhöhen Sie die Chance deutlich, dass ein Gericht später sagt: Die Kündigung bzw. das Schreiben ist zugegangen – der Nachweis ist erbracht.

Fazit: Technische Bestätigung ist kein rechtlicher Garant

Das Einwurf-Einschreiben wirkt auf den ersten Blick komfortabel. Die aktuelle Rechtsprechung zeigt aber: Technische Zustellbestätigungen sind kein rechtlicher Garant für den Zugang. Wer als Arbeitgeber auf Nummer sicher gehen will, sollte seine internen Prozesse für Kündigungen und andere wichtige Schreiben überdenken und klar dokumentierte, nachvollziehbare Zustellwege wählen.

Wenn Sie hierbei Unterstützung brauchen, sind wir gerne für Sie da. Egal ob bei der Vorbereitung der Kündigung oder bei deren Zustellung, wir helfen Ihnen. Sprechen Sie uns an…

Bild: KI-generiert mit OpenAI / ChatGPT, 2026.